STATUTS
du Comité des OEuvres Sociales
du Personnel du Conseil départemental d’Indre-et-Loire
TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES
Article 1er : Il est créé, dans les conditions fixées ci-après, une association régie par la loi du 1er juillet 1901, dénommée : "Comité des OEuvres Sociales du Personnel du Conseil départemental d'Indre-et-Loire".
Sa durée est illimitée;
Elle a son siège à l'Hôtel du Département - place de la Préfecture - à Tours. Il pourrait être transféré par décision du Conseil d'Administration;
Article 2 : Le Comité des OEuvres Sociales du personnel du Conseil départemental d'Indre-et-Loire a pour but de contribuer à la création et au développement d’oeuvres sociales, de promouvoir l'accès à des activités sociales, culturelles, sportives, de loisirs et de tourisme social en faveur des agents et de leurs ayants-droit. Ces activités ont pour objet, notamment, de renforcer les liens entre les personnels.
TITRE II : COMPOSITION DE L'ASSOCIATION
Article 3 : MEMBRES
Sont membres de l'Association, les bénéficiaires (cf article 4) les retraités du Conseil départemental, les agents de l’IDEF.
La qualité de membre du COS est attestée par l’attribution d’une carte nominative individuelle sur demande de l’intéressé(e) à valider chaque année.
Le Conseil d’Administration est habilité à statuer sur l'admission d'autres membres potentiels.
La qualité de membre se perd consécutivement à une démission, une mutation, un licenciement, une disponibilité supérieure à un an, un détachement, une fin de contrat de travail ou un décès.
Article 4 : BENEFICIAIRES
Sont bénéficiaires de l’Association : les agents titulaires et stagiaires rémunérés par le Conseil départemental d'Indre-et-Loire, les contractuels comptant au moins 3 mois de service (même discontinus) au cours des 12 mois précédents, les agents d’Etat de la Direction des Archives Départementales, leurs ayants droit : conjoint, concubin , pacsé, et enfant à charge jusqu’à 22 ans.

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TITRE III : RECETTES ET DEPENSES
Article 5 : Les ressources se composent :
- des versements effectués par les membres du COS ;
- des subventions accordées notamment par le Conseil départemental ;
- des dons et legs ;
- des éventuels revenus financiers réinvestis dans les activités du COS ;
- du profit des manifestations diverses ou du produit des manifestations fournies.
Les excédents annuels de recettes sur les dépenses sont affectés au fond de réserve, conformément aux règles comptables en vigueur, afin d'être réinvestis dans l’oeuvre elle-même.
Article 6 : les dépenses du COS comprennent :
- les frais entraînés par l'organisation des oeuvres sociales et des différentes manifestations qu'elle peut instituer ;
- le versement des prestations diverses que le Conseil d'Administration décidera de créer dans le respect des lois et règlements en vigueur.
TITRE IV : ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 7 : L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de neuf représentants du personnel titulaires et d'autant de suppléants qui siègent sans pouvoir voter.
En outre, peuvent assister, à titre de membre expert, le Directeur Général des Services Départementaux ou son représentant, ainsi que tout autre expert sur demande du Président ou du Vice-Président.
La date des élections est fixée au jour des élections professionnelles pour des raisons de commodité d'organisation.
La durée des mandats des administrateurs est identique à celle des mandats représentants du personnel aux instances paritaires.
Le Conseil d'Administration fixe la date des élections.
Sont électeurs, tous les membres définis à l'article 3. Les élections ont lieu au scrutin proportionnel de liste présentée par les syndicats, représentatifs de l'ensemble des catégories de personnel, avec répartition des restes à la plus forte moyenne.
Ces listes comprennent un maximum de deux retraités.
En cas d'absence, démission ou décès, l'agent titulaire est remplacé par le premier suppléant appartenant à la même liste. L'administrateur suppléant ne demeure en fonction que pendant la durée du mandat de son prédécesseur.
Le Conseil d'Administration invite au moins une fois par an les membres de la Commission de Suivi prévue par la convention. Ces membres n'ont pas voix délibérative;
Article 8 : Le Conseil d'Administration se réunit au moins trois fois par an :

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- sur convocation de Président ou du Vice-Président ;
- sur demande du quart au moins de ses membres, dans un délai de dix jours.
Le Conseil d'Administration élabore un projet de prestations et le budget y afférent, pour les présenter à l'Assemblée Générale.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.
Le Conseil d'Administration ne peut valablement délibérer que si la majorité absolue de ses membres est présente. Sinon, le Conseil d'Administration est à nouveau convoqué par le Président dans un délai de huit jours. Il adopte alors ses résolutions à la majorité relative.
Article 9 : Le Conseil d'Administration peut s'adjoindre le concours de membres dits "correspondants", relais du COS dans chaque service pour favoriser la communication des informations.
Article 10 : Le Conseil d'Administration peut créer des commissions de travail thématiques et consultatives composées de membres titulaires et suppléants élus au Conseil d'Administration, ainsi que de correspondants ou de membres désignés par le Conseil d'Administration.
Article 11 : Les fonctions d'administrateur sont gratuites.
Toutefois le Conseil d'Administration peut décider, à titre exceptionnel, le remboursement des frais de déplacement et de séjour exposés dans l'intérêt du COS sur présentation de justificatifs.
Les membres du Conseil d'administration ne peuvent prendre ou conserver un intérêt direct ou indirect dans une entreprise ayant traité avec le COS. Il leur est également interdit de faire partie du personnel mis à disposition du COS.
Article 12 : Le Conseil d'Administration élit les membres du bureau au scrutin secret et à la majorité absolue au premier tour ou à la majorité relative au second tour, pour trois ans. En cas de partage des voix, le poste revient au candidat le plus âgé.
Le Bureau est composé de :
- un président
- un vice-président
- un trésorier
- un trésorier - adjoint
- un secrétaire
- un secrétaire - adjoint.
Le Président représente l'association en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il signe les actes et délibérations.
Le Vice-Président supplée le Président en cas d'absence ou d'urgence absolue. Il partage les tâches du Président dans la gestion courante de l'association.

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Le Président ou le Vice-Président signent tous les documents relatifs à la comptabilité, à l'encaissement des recettes, ainsi qu'au paiement des dépenses régulièrement autorisées par le Conseil d'Administration ou le Bureau.
Le Trésorier tient les comptes. Il est chargé, sous contrôle du commissaire aux comptes, de la passation des écritures comptables, de l'établissement du bilan de gestion, du compte de résultat et participe à l'élaboration du bilan financier. Il est aidé dans sa tâche par le Trésorier-Adjoint.
Le Secrétaire rédige les comptes-rendus, procès-verbaux et rapports d'activité. Il est aidé dans sa tâche par le Secrétaire-Adjoint.
Article 13 : Le Bureau exécute les décisions du Conseil d'Administration. Il examine les affaires courantes, prépare les réunions du Conseil d'Administration et lui rend compte de ses activités.
Il se réunit aussi souvent que nécessaire, sur convocation du Président ou du Vice-Président, dans un délai minimum d'une semaine, selon la procédure prévue à l'article 10 pour le Conseil d'Administration.
TITRE V : L'ASSEMBLEE GENERALE
Article 14 : l'Assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association. Elle se réunit une fois par an. Elle est présidée par le Président ou le Vice – Président du Conseil d’Administration.
Quinze jours au moins la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par un courrier ou courriel du Président ou du Vice - Président.
L'ordre du jour est arrêté par le Conseil d'Administration et communiqué aux membres sur convocation écrite dans un délai de quinze jours.
Article 15 : Les membres empêchés d'assister à l'assemblée générale peuvent s'y faire représenter par un autre membre non administrateur, en lui donnant pouvoir par écrit, sans que les mandats portés par un même représentant ne puissent excéder le nombre de cinq.
Article 16 : Sur première convocation, l'assemblée générale ne peut valablement délibérer que si elle compte comme membres présents ou représentés, au moins le dixième de ses membres. Elle adopte ses délibérations à la majorité absolue des présents ou des représentés.
Article 17 : Au moins une fois par an, l'assemblée générale entend les rapports suivants :
- le rapport moral du Président et du Vice-Président ;
- l'exposé du bilan financier par les Trésoriers ;
- l'exposé du rapport d'activité.
Elle se prononce sur les comptes de l'exercice clos, chaque exercice couvrant une année civile, pour quitus à donner de leur gestion aux administrateurs.
Le Conseil d'Administration présente les orientations des prestations proposées pour l'exercice suivant et le budget prévisionnel ; l'Assemblée générale se prononce sur les orientations et vote le budget prévisionnel.

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Article 18 : Sur deuxième convocation, à quinze jours au plus d'intervalle, l'assemblée générale peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les délibérations de l'assemblée générale sont prises à la majorité relative des membres présents ou représentés.
Article 19 : L'Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par le Président ou le Vice - Président ou à la demande du dixième au moins de ses membres. Les statuts peuvent être modifiés sur proposition du Conseil d'Administration par une assemblée générale extraordinaire.
Article 20 : Une commission de contrôle des comptes est composée de trois membres du personnel élus chaque année par l'assemblée générale parmi les membres du COS. Leur mandat est renouvelable. Il est dressé procès-verbal de vérification présenté au Bureau puis à l'assemblée générale.
Un Commissaire aux Comptes vérifie la régularité des opérations comptables, contrôle la tenue de la comptabilité. Les résultats de ses travaux sont consignés dans un rapport écrit, communiqué au Conseil d'Administration avant l'assemblée générale et présenté à celle-ci lors de sa séance ordinaire.
TITRE VI : NOTE INDICATIVE DE FONCTIONNEMENT
Article 21 : Le Conseil d'Administration pourra élaborer une note indicative de fonctionnement qui précise les détails de mise en oeuvre de l'activité du Comité des OEuvres Sociales, ainsi que toutes dispositions non prévues aux statuts et non contraires.
TITRE VII : CONVENTION AVEC LE CONSEIL DEPARTEMENTAL
Article 22: Deux conventions déterminant les moyens attribués au COS sont passées entre le Conseil départemental et le COS. Ces conventions pourront être révisées dans les conditions expressément prévues en leur sein.
Article 23 : Le Bureau rend compte à la Commission de Suivi, composée de membres élus du Conseil départemental.
TITRE VIII : DISSOLUTION DE L'ASSOCIATION
Article 24 : La dissolution du Comité des OEuvres Sociales du Personnel du Département d'Indre-et-Loire ne peut être prononcée que par une assemblée générale extraordinaire convoquée spécialement à cet effet.
Cette assemblée générale doit réunir la majorité absolue des membres (présents ou représentés). Si cette proportion n'est pas atteinte, l'assemblée générale est convoquée à nouveau, à quinze jours au moins d'intervalle et cette fois elle peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres (présents ou représentés).
La dissolution ne peut être votée qu'à la majorité des deux-tiers des membres présents ou représentés.
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Article 25 : La dissolution étant prononcée, la liquidation se fait sous la responsabilité du Conseil d'Administration qui a la charge de terminer les affaires en cours, de réaliser l'actif et de liquider le passif.
Si la liquidation accuse un actif net, ce dernier sera attribué conformément aux dispositions de l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.
Mise à jour et approuvé en AG le 12/06/08.